Создание системы корпоративного электронного документооборота ведомства с помощью BPM-системы

Организация в государственных органах системы электронного документооборота и делопроизводства (ЭДО) обеспечивает оперативность и достоверность обрабатываемой информации, что является одной из приоритетных задач при электронном взаимодействии как между государственными органами, так и с гражданами Республики Узбекистан.
Государственные органы для решения задач, связанных с информатизацией делопроизводства, выбирают один из нижеперечисленных способов:

разработка системы ЭД с помощью аутсорсинговой компании;
приобретение готового решения;
разработка системы ЭДО собственными силами (с помощью ИТ-подразделения).

Преимущества разработки системы ЭДО собственными силами:

глубокое понимание и детальное представление процессов и задач, автоматизируемых в рамках создания системы ЭДО;
предотвращение больших финансовых и временных затрат, связанных с проведением конкурса (тендера), затрат на разработку технической и проектной документации, а также на разработку и поддержку системы ЭДО;
постоянное совершенствование системы без привлечения сторонних разработчиков программного обеспечения и согласования технической и проектной документации с другими министерствами и ведомствами.

В развитых странах мира BPM-системы наиболее популярны на многих предприятиях как в государственном, так и частном секторе при создании информационных систем собственными ресурсами. Рассмотрим пример создания системы с помощью бесплатной версии BPM-системы ProcessMaker, автоматизирующей нижеследующие задачи ведомства:

Регистрация входящей корреспонденции, прикрепление электронной версии входящей корреспонденции и направление руководителю.
Ознакомление с принятым файлом со стороны руководителя, добавление резолюции и направление заместителю руководителя.
Ознакомление с принятым файлом со стороны заместителя руководителя, добавление резолюции и направление начальнику отдела.
Ознакомление с принятым файлом со стороны начальника отдела, добавление резолюции и направление сотруднику.
Прикрепление материалов по выполнению задач со стороны сотрудника и направление начальнику отдела для согласования.
Рассмотрение выполненных задач и направление заместителю руководителя или возврат сотруднику.
Рассмотрение заместителем директора выполненных задач и направление руководителю или возвращение начальнику отдела.
Рассмотрение руководителем и направление в канцелярию или возврат заместителю директора.

Для автоматизации вышеуказанных задач выполним следующие действия.
В целях взаимодействия с создаваемой системой необходимо создать учетные данные для пользователей системы и добавить их в соответствующие группы (например, канцелярия, заместители директора, начальники отделов, сотрудники).
С помощью проектировщика (Desig­ner) изображается последовательность процессов, а для создания веб-интерфейсов для каждого процесса можно воспользоваться модулем Dynaform. При создании веб-интерфейсов необходимо учитывать возможность адаптации интерфейса под мобильные телефоны и планшетные персональные компьютеры.
Каждый процесс выполняется определенным сотрудником или группой сотрудников, в связи с чем в созданной модели для каждого процесса назначается ответственный (ответственные) из базы данных сотрудников предприятия.
После сохранения созданного проекта можно проверить работоспособность и функционирование при помощи пользования системой посредством учетных записей пользователей.

Пользовательский интерфейс рассмотрения выполненных задач (включает в себя регистрированный файл и его реквизиты, резолюции руководителей, материал о выполнении задачи и его описание, форму: направление руководству или возврат исполнителю)
BPM-cистему можно установить как локально, так и пользоваться через облачное пространство. Еще одно из удобств BPM-системы заключается в автоматической настройке веб-интерфейса создаваемых систем под мобильные устройства (планшетные устройства, смарт­фоны).

Модель создаваемой системы ЭДО, спроектированная в BPM-системе
Исходя из вышеизложенного, можно увидеть, что для создания информационных систем на сегодняшний день необходимо только хорошее знание процессов, необходимых для автоматизации, и базовые компьютерные знания. А при наличии сотрудников с базовыми знаниями по программированию можно интегрировать создаваемый проект с другими информационными системами посредством REST или SOAP.
Автор: Бахтиёр Ризаев, магистрант факультета «Телекоммуникационные технологии» ТУИТ
Batafsil | Подробно | Read more... InfoCOM