BPMS: фокус на взаимодействии между людьми и системами

Учитывая потребность создаваемых Центров «одно окно» и взаимодействие с государственными органами по реинжинирингу, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов, а также принимая во внимание тот факт, что специалисты Центра «Электронное правительство» уже имеют опыт работы по моделированию административных процессов с использованием методологии BPMN 2.0 (Business Process Modeling Notation — нотация и модель бизнес-процессов, система условных обозначений для моделирования бизнес-процессов) и активно принимали участие в разработке целевых моделей (To-Be) для услуг, предоставляемых через Центры «одно окно» и Единый портал интерактивных государственных услуг ( my.gov.uz ), чувствуется острая необходимость во внедрении BPM-системы (Business Process Manage­ment System/Solution) — системы электронного управления бизнес-процессами, основанной на языке нотации бизнес-процессов BPMN 2.0, со следующими основными преимуществами исполь­зования:

упрощение процесса создания систем учета, делая его доступным для широкого круга пользователей;
сокращение сроков разработки, активное вовлечение заказчика в процесс разработки, позволяя сразу же моделировать различные вариации создаваемой системы, выбирать оптимальные варианты;
снижение зависимости заказчика от разработчиков в дальнейшем изменении и обслуживании прикладных систем учета;
снижение в разы себестоимости разработки и обслуживания прикладных систем;
возможность проектирования и создания структуры данных произвольной сложности в визуальном конструкторе;
гибкая настройка прав доступа к интерфейсной части и к базе данных создаваемых систем;
создание типовых отчетных форм различного вида и сложности с использованием встроенного конструктора отчетов;
автоматическое формирование и хранение типовых форм документов, созданных на основе произвольных шаблонов MS Word и MS Excel;
настройка шифрования и гибкое использование электронной цифровой подписи для систем учета персональных данных.

Сам по себе BPM представляет собой молодой подход, который начал раз­виваться с 2000 года, придя на смену концепциям реинжиниринга бизнес-процессов. С точки зрения философии управления, BPM призывает отойти от функционального осмысления деятельности организации к ее видению как совокупности бизнес-процессов, пересекающих функциональные границы. Здесь, в от­личие от реинжиниринга, ориентация происходит на непрерывный процесс усовершенствования бизнес-процессов компании. Кроме того, концепция BPM предполагает фокус на взаимодействии как между людьми, так и системами.

Однако, сам подход BPM прочно связан с BPMS, технологической составляющей BPM. С этой стороны, BPM представляет собой интегрированный набор инструментов, позволяющий моделировать процессы, автоматически их исполнять и контролировать эффективность. Для реализации этих трех аспектов процессного управления BPMS состоит из трех глобальных элементов:

Моделирование

Для описания и моделирования бизнес-процессов BPM не использует такие общепринятые в реинжиниринге нотации, как IDEF (Integrated DEFinition — применяется для построения функциональной/концептуальной модели системы) и другие. Моделирование бизнес-процессов больше похоже на средства инструментов класса Workflow (поток работ — графическое представление потока задач в процессе), достаточно упрощенное для возможности моделирования бизнес-процессов непрофессионалами. Однако, разработчики BPMS также пошли по пути стандартизации и в настоящий момент существует нотация BPMN и стандарт BPEL (Business Process Execution Languge — стандарт проектирования и исполнения бизнес-процессов).

Исполнение («движок»)

Исполнение начинается со схемы бизнес-процесса, которая загружается в «движок», где происходит запуск процесса. Исполнение подразумевает автоматическое прохождение шагов процесса, а также реализацию контроля. При этом каждый исполнитель, задействованный в функционировании бизнес-процесса, видит требуемое от него задание. Реализация исполнения бизнес-процессов также связана со стандартом BPEL.

Мониторинг

Мониторинг подразумевает возможность оперативно, в реальном времени отслеживать прохождение процесса по этапам и исполнителям, а также позволяет формировать отчетность и оценивать результативность и показатели KPI (Key Performance Indicators — ключевые показатели эффективности) процесса.

На данный момент Центром «Электронное правительство» проводятся работы по определению и изучению лучших технических решений мирового опыта на примере России, Латвии, Южной Кореи и Сингапура, оптимальных и многофункциональных программных продуктов на рынке информационных технологий — поставщиков программных продуктов BPMS, которые дадут возможность максимально эффективно внедрить систему в любые сферы общества.

Рынок программного обеспечения BPMS уже сформировался и у покупателей есть довольно приличный выбор поставщиков программного обеспечения. Но, как правило, чем больше выбор, тем сложнее его сделать. Так, к примеру, в ходе проведения анализа был выявлен перечень продуктов по BPMS, который представлен на российском рынке.
Вообще, на внедрение любой системы требуется много времени, сил и средств. А когда речь идет о таком глобальном решении, как BPMS, приходится уделять внимания еще больше. Нельзя запускать проект, опираясь на возможности наскоро выбранного продукта и обещания вендора, есть масса аспектов, которые нужно обдумать и взвесить. В конечном итоге, последствия неправильного выбора и осознание своей ошибки уже во время работы, «на половине пути», может стоить дорого. При выборе BPMS нужно опираться на требования своих процессов и учитывать возможности по дальнейшему их развитию и улучшению.

Основным преимуществом от внедрения BPMS является тот факт, что компания начинает работать четко по заданному алгоритму, повышается исполнительская дисциплина, а все это, в конечном итоге, превращает организацию в отлаженный механизм. В первую очередь, происходит ускорение бизнес-процесса, появляется почва для использования новых оптимальных практик ведения бизнеса и бенчмаркинга бизнес-процессов. Составляющими такой перспективы являются:

консолидация информации из различных приложений и хранилищ данных в одной системе в удобном для просмотра и анализа виде;
финансовые приложения для бюджетирования, планирования, моделирования и анализа с наиболее эффективным функционалом;
единая система управления, объединяющая усилия всех специалистов планирования и прогнозирования;
более полное представление о деятельности компании за счет привлечения большого числа различных показателей.

Следует также учесть, что BPM внедряются намного быстрее, чем ERP-системы (Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия) благодаря тому, что в большинстве случаев автоматизация бизнес-процессов идет независимо друг от друга. Это дает возможность достаточно быстро автоматизировать основные бизнес-процессы компании. Так, небольшой бизнес-процесс можно автоматизировать и за день, однако для крупных проектов срок внедрения может растянуться и до трех месяцев. Обычно автоматизация бизнес-процессов идет через создание и утверждение технического задания на автоматизацию.
На основании проведенных анализов, Центром «Электронное правительство» на данный момент разрабатывается проект технического задания, отвечающий всем требованиям и поставленным задачам, способствующий развитию нашей страны. В целях реализации данного проекта активно ведутся переговоры с ПРООН (в рамках проекта Программы развития ООН «Продвижение электронного правительства для улучшения качества предоставления государственных услуг») по закупу программного продукта на основании проведенных анализов, исследований и подготавливаемого проекта технического задания.
Авторы: Дилрабо Дадаева, и.о. начальника отдела по оптимизации операционных и функциональных процессов органов государственного и хозяйственного управления Центра «Электронное правительство»,
Жасур Умаров, главный специалист отдела по оптимизации операционных и функциональных процессов органов государственного и хозяйственного управления Центра «Электронное правительство»
Batafsil | Подробно | Read more... InfoCOM